Kiinteistöhuollon arjessa uusia työ- ja huoltopyyntöjä voi tulla jatkuvasti. Asukas ilmoittaa viasta, taloyhtiö pyytää huoltokäyntiä ja samalla pitäisi tietää, mitä töitä huoltomiehillä on kesken ja mitkä valmiit työt odottavat vielä laskutusta.
Työpino on helppo työnohjaus kiinteistöhuollolle ja pienelle huoltoyritykselle. Sen avulla työpyynnöt, työmääräykset, työntekijät, työkortit ja valmiit työt pysyvät yhdessä paikassa ilman raskasta toiminnanohjausjärjestelmää.
Työpino auttaa pitämään kiinteistöhuollon päivittäiset työt järjestyksessä uuden huoltopyynnön vastaanottamisesta aina valmiin työn laskutukseen asti.
Kiinteistöhuollon työnohjaus yksinkertaisesti
Työpinon tarkoitus on tehdä kiinteistöhuollon päivittäisestä työnohjauksesta mahdollisimman helppoa. Kun uusi huolto- tai vikapyyntö tulee yritykselle, siitä voidaan tehdä työmääräys ja osoittaa tehtävä oikealle työntekijälle.
Huoltopyyntö → työmääräys → huoltomies → valmis työ → laskutus
Näin töitä ei tarvitse seurata muistilapuilla, WhatsApp-viesteissä, sähköposteissa ja erillisissä taulukoissa. Työtilanne löytyy yhdestä paikasta ja sekä työnjohdon että huoltomiehen on helpompi nähdä, mitä seuraavaksi pitää tehdä.
Huoltopyynnöt työmääräyksiksi
Kiinteistöhuoltoon voi tulla työpyyntöjä monesta eri suunnasta. Asiakas voi ilmoittaa esimerkiksi rikkoutuneesta laitteesta, valaistusviasta, oviongelmasta, vesivuodosta tai muusta kiinteistössä havaitusta viasta.
Työpinossa huoltopyyntö voidaan muuttaa työmääräykseksi ja osoittaa sopivalle työntekijälle. Näin uusi tehtävä ei jää vain sähköpostiin, puhelimeen tai paperilapulle odottamaan.
Kun työn tiedot ovat yhdessä paikassa, huoltomiehen ei tarvitse etsiä kohteen osoitetta, työn kuvausta tai muita tietoja vanhoista viesteistä.
Kiireelliset vikakeikat hallintaan
Kiinteistöhuollossa työpäivän suunnitelma voi muuttua nopeasti. Kiireellinen vikailmoitus tai muu välitöntä huomiota vaativa tehtävä voi tulla kesken päivän ja työ pitäisi saada nopeasti oikealle työntekijälle.
Kun avoimet työt ja työntekijöille osoitetut tehtävät ovat yhdessä järjestelmässä, uuden työtehtävän lisääminen työjonoon on helpompaa. Samalla nähdään, mitä töitä on vielä tekemättä ja mitkä ovat jo valmistuneet.
Tunnit, kilometrit ja tarvikkeet samalle työkortille
Kiinteistöhuollon työstä laskutetaan usein muutakin kuin työntekijän käyttämä työaika. Huoltokäyntiin voi liittyä ajokilometrejä, varaosia, tarvikkeita ja muita laskutettavia kustannuksia.
Työkortille voidaan kerätä esimerkiksi:
- työhön käytetty aika
- ajokilometrit
- käytetyt varaosat ja tarvikkeet
- työhön liittyvät muistiinpanot
- muut laskutuksessa tarvittavat tiedot
Kun tiedot kirjataan jo työn aikana, valmiin työn laskutukseen tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Niitä ei tarvitse myöhemmin kerätä työntekijöiden viesteistä, paperilapuilta tai muistin varassa.
Useiden kiinteistökohteiden työt järjestykseen
Kiinteistöhuoltoyrityksellä voi olla saman päivän aikana töitä useissa taloyhtiöissä, liikekiinteistöissä ja muissa huoltokohteissa. Kun työmäärä kasvaa, kokonaisuuden seuraaminen pelkän puhelimen ja sähköpostin avulla muuttuu nopeasti hankalaksi.
Työpinon avulla eri kohteisiin liittyvät työtehtävät voidaan pitää järjestyksessä. Työnjohto näkee avoimet ja valmistuneet työt, ja työntekijä näkee hänelle osoitetut tehtävät.
Vähemmän unohtuneita laskutettavia huoltotöitä
Pienessä kiinteistöhuoltoyrityksessä yksi helposti syntyvä ongelma ovat valmiit mutta laskuttamattomat työt. Huoltomies on käynyt kohteessa ja työ on tehty, mutta laskutus jää kiireessä odottamaan.
Mitä enemmän yritys tekee pieniä huolto- ja vikakeikkoja, sitä vaikeampaa kaikkien valmiiden töiden muistaminen voi olla. Yksittäinen työ voi olla pieni, mutta useat laskuttamatta jääneet huoltokäynnit vaikuttavat jo yrityksen kassavirtaan.
Työpino auttaa näkemään valmiit ja laskuttamattomat työt yhdessä paikassa. Näin tehty työ voidaan saada nopeammin laskutukseen.
Miksi työnohjaus kiinteistöhuollolle helpottaa arkea?
Hyvä työnohjaus kiinteistöhuollolle auttaa pitämään uudet huoltopyynnöt, keskeneräiset tehtävät ja valmiit työt järjestyksessä. Kun työmääräykset, työntekijöiden tehtävät ja laskutukseen tarvittavat tiedot löytyvät samasta paikasta, yrityksen työtilanne on helpompi hahmottaa.
Työnjohdon ei tarvitse yrittää muistaa kaikkia avoimia tehtäviä itse. Huoltomies puolestaan näkee hänelle osoitetut työt ja työn tekemiseen tarvittavat tiedot.
Yksinkertainen työnohjaus kiinteistöhuollolle voi vähentää hallinnolliseen työhön käytettyä aikaa ja pienentää riskiä siitä, että tehty työ, työtunti, ajokilometri tai käytetty tarvike unohtuu laskulta.
Työpino sopii pienelle kiinteistöhuoltoyritykselle
Kaikki kiinteistöhuoltoyritykset eivät tarvitse raskasta ERP- tai toiminnanohjausjärjestelmää. Pienessä huoltoyrityksessä tärkeintä voi olla yksinkertaisesti tietää:
- Mitä huoltotöitä on tulossa?
- Kuka tekee työn?
- Missä kohteessa työ tehdään?
- Missä vaiheessa työ on?
- Onko työ valmis?
- Onko valmis työ jo laskutettu?
Työpino on suunniteltu selkeään päivittäiseen työnohjaukseen ilman tarpeettoman monimutkaista järjestelmää. Tarkoituksena on helpottaa työn tekemistä ja pitää avoimet tehtävät näkyvillä.
Työpino kulkee huoltomiehen mukana
Kiinteistöhuollon työpäivä tapahtuu pääasiassa asiakkaiden kiinteistöissä eikä toimiston tietokoneen ääressä. Siksi työnohjausjärjestelmän pitää toimia myös kentällä.
Työpinon avulla työntekijä voi tarkistaa omat työnsä ja kirjata työhön liittyviä tietoja. Kun tiedot kirjataan jo huoltokäynnin yhteydessä, samoja asioita ei tarvitse selvittää uudelleen laskutusvaiheessa.
Kenelle Työpino sopii?
Työpino sopii esimerkiksi kiinteistöhuoltoyrityksille, huoltoyhtiöille, talotekniikan huoltoa tekeville yrityksille, pienille kunnossapitoyrityksille sekä muille liikkuvaa huolto- ja korjaustyötä tekeville yrityksille.
Erityisen hyödyllinen Työpino on yritykselle, jossa päivän aikana käsitellään useita erillisiä asiakastöitä ja niiden etenemistä sekä laskutusta täytyy seurata.
Työnohjaus ilman turhaa monimutkaisuutta
Hyvän työnohjausohjelmiston ei tarvitse tehdä kiinteistöhuollon arjesta monimutkaisempaa. Työpinon tavoitteena on päinvastainen.
Huoltopyyntö sisään → työ huoltomiehelle → tiedot talteen → työ valmiiksi → laskutukseen.
Kun työtilanne näkyy yhdestä paikasta, yrittäjän tai työnjohdon ei tarvitse pitää koko työpinoa omassa muistissaan ja työntekijöillä on parempi käsitys heille osoitetuista tehtävistä.
Kokeile Työpinoa kiinteistöhuollossa
Jos huoltopyynnöt, vikakeikat ja laskutettavat työt alkavat kasaantua puhelimeen, sähköpostiin ja muistilapuille, Työpino tarjoaa yksinkertaisemman tavan pitää kokonaisuus hallinnassa.
Pidä kiinteistöhuollon työt järjestyksessä huoltopyynnöstä laskutukseen.
Katso myös: Työnohjaus pienyritykselle | Työnohjaus sähköurakoitsijalle | Työnohjaus LVI-yritykselle